Dirigir reuniones

 Dirigir Reuniones

Técnicas sencillas para dirigir reuniones

En nuestro día a día laboral el tiempo se nos escapa. La gestión del tiempo es una asignatura pendiente para la mayoría de profesionales, somos víctimas de la improductividad y procrastinamos una media de 2 horas al día (un 15-30% de nuestro tiempo). Los principales factores de nuestra improductividad son dirigir reuniones y hacer un mal uso del email. Hoy nos centraremos en consejos prácticos y de fácil puesta en marcha para dirigir reuniones.

¿Qué ocurre con las reuniones habitualmente?

  • Son muy largas. Roban tiempo.
  • Son muy intensas. Roban energía.
  • Cuando volvemos al puesto de trabajo nos olvidamos de la reunión y las tareas de cada uno.
  • Su efectividad es muy dudosa.

Técnicas Sencillas para dirigir reuniones

  1. Sé implacable con la puntualidad. Es tan importante empezar a la hora como terminar a la hora. Diez personas que pierden 10 minutos son 100 minutos, algo que pocas empresas se pueden permitir.
  2. Acorta (y acota) los tiempos. Hacemos reuniones demasiado largas, nos dejan sin energía y al acabar no tenemos ganas de seguir a un ritmo alto de productividad. A no ser que la reunión sea de brainstorming o estratégica (estas recomiendo hacerlas fuera de la empresa off-site strategy meetings), una reunión semanal no debería durar más de 30 minutos, una reunión normal 15 minutos y una más intensa 60 minutos. Si nos damos demasiado tiempo, reconozcámoslo: las personas nos ponemos muy inaguantables, divagamos, reflexionamos demasiado, opinamos más de la cuenta.
  3. Conduce eficazmente. El coordinador/a de la reunión tiene que dirigirla y marcar los tiempos, por ejemplo, será el responsable de decir “Mario, este tema que comentas es interesante y si te parece lo trataremos en siguientes reuniones. Hoy tenemos que avanzar ya que hemos consumido el 50% de nuestro tiempo con el primero de los tres puntos a tratar hoy”. Aunque a veces esta figura se puede delegar en un timekeeper.
  4. Coloca un reloj y ponlo sobre la mesa con el tiempo de que se dispone para la reunión. Esto orientará la reunión a resultados. Recuerda, en general nos reunimos para tomar decisiones.
  5. Olvídate de las típicas actas de reunión (son infumables) y haz una hoja excel con tres columnas: tareas a realizar, responsables y fechas. (Designa un responsable por tarea, aunque la tengan que hacer varias personas).
  6. Rellenar la lista anterior mientras se está en la reunión (designa un responsable para ello o el mismo coordinador puede hacerlo) y no salgas de la sala sin enviarla por email a los implicados.
  7. Empieza cada reunión repasando el cumplimiento de tareas de anteriores reuniones. Y seguidamente comienza con los puntos del día. El principal problema al dirigir reuniones es que no somos efectivos en el cumplimiento de lo que decimos.

En la mayor parte de las reuniones de trabajo  se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas.  El principal culpable de la inadecuada gestión del tiempo suele ser la falta de organización y priorización. Para evitar este problema es necesario que los responsables de convocar una reunión sean capaces de planificarla previamente.

“El primer paso debe ser determinar cuáles van a ser los motivos principales de convocarla (p.e: dar información, motivar, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones) y definir los objetivos que se pretenden alcanzar” agregó el presidente de Grupo Denim Salomón Juan Marcos Villarreal.